Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện càng ngày càng nhiều. này tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng nhân viên,… Nó giống như một hoạt động thường niên và không thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo lắng nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là chỉ dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: agency to chuc su kien tphcm

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 giai đoạn. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng thời đoạn như sau:

Trước sự kiện:

- Tập hợp nhân công tham dự tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- tầm địa điểm tổ chức sự kiện sao cho hiệp và thuận tiện cho người tham dự
- liên can các dịch vụ hệ trọng như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- xếp đặt mời khách, dụng cụ đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án đề phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan yếu nhất. Đây chính là người bao quát cả thảy các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ cắt cử công việc, quy định hạn vận cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để bảo đảm mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu nghĩa vụ điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các viên chức tương trợ bảo đảm sự kiện diễn ra đúng dự trù, làm chấp thuận người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có trách nhiệm dọn dẹp các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. song song thu vén khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: to chuc su kien gioi thieu san pham moi

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn tất quờ các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có bổn phận tổng kết kết quả của sự kiện. Làm báo cáo gửi lên cấp trên để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. song song tính lương cho nhân sự dự tương trợ và thực thi sự kiện.